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Gérer son organisme de formation

Gérer son OF

Etre organisme de formation, c’est proposer des prestations entrant dans le champ de la Formation Professionnelle Continue (FPC), finançables notamment par Opcalia, et respecter une réglementation spécifique, garantie de sérieux et de transparence de l’activité : se déclarer, conclure des conventions de formation, remplir le bilan pédagogique et financier, respecter l’obligation d’information des stagiaires… 

Formaliser et contractualiser les prestations

Les actions de formation doivent être formalisées via l’élaboration d’un programme de formation précis, détaillé, séquencé en cohérence avec l’objectif visé et la durée fixée.

Ce programme précise le niveau de connaissance préalable requis pour suivre la formation, les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement mis en œuvre ainsi que les modalités de suivi d’exécution (feuilles de présence…) et de résultats (évaluation…) : tous ces éléments sont indispensables afin de financer la formation sur les fonds de la formation professionnelle continue.

Si la formation s’effectue en tout ou partie à distance, le programme précise alors la nature des travaux demandés au stagiaire et le temps estimé pour les réaliser, les modalités de suivi et d’évaluation spécifique aux séquences de formation ouverte et/ou à distance, les moyens d’organisation, d’accompagnement ou d’assistance, pédagogiques et techniques, mis à disposition du stagiaire.
Ces moyens, qui doivent être précisés dans le programme comprennent notamment :

  • Les compétences et qualifications des personnes chargées d’assister le bénéficiaire de la formation
  • Les modalités techniques selon lesquelles le stagiaire est accompagné ou assisté, les périodes, les lieux mis à sa disposition pour s’entretenir avec les personnes chargées de l’assister ou les moyens dont il dispose pour contacter ces personnes,
  • Les délais dans lesquels les personnes en charge de son suivi sont tenues de l’assister en vue du bon déroulement de l’action, lorsque cette aide n’est pas apportée de manière immédiate.

L’achat de la prestation par une entreprise doit par ailleurs faire l’objet d’un contrat spécifique : la convention de formation professionnelle. Toutefois, en cas de nécessité d’organiser rapidement l’action ou pour des formations répétitives, un bon de commande ou une facture peuvent remplacer la convention de formation.

A noter !
Dans certains cas, des contrats ou conventions spécifiques s’imposent :
- la formation est organisée et/ou financée sur plusieurs années : conclure une convention de formation pluriannuelle,
- la prestation est un bilan de compétences ou porte sur des actions de VAE : conclure une convention tripartite (employeur, salarié, organisme prestataire),
- l’action de formation est organisée à l’initiative du salarié avec l'accord de son employeur ou lorsqu'elle se déroule en dehors du temps de travail avec l'accord du salarié, et vise une certification (diplôme, titre, certificat de qualification professionnelle) : conclure une convention de formation tripartite (employeur, salarié, organisme prestataire),
- la formation est organisée dans le cadre d’un contrat de professionnalisation : conclure une convention de formation,
- la prestation est achetée par un particulier sur ses fonds propres : conclure un contrat de formation professionnelle incluant, notamment, un délai de rétractation de 10 jours et un échéancier des règlements.

Respecter les règles de fonctionnement propres à l’activité

Les organismes de formation doivent respecter un certain nombre de règles spécifiques à leur activité.

A noter !
En cas de non-respect de la réglementation, l’organisme de formation encourt l’annulation de sa déclaration d’activité (et par conséquent l’impossibilité d’exercer) ainsi que des sanctions pénales.

Le bilan pédagogique et financier

Tous les ans, l’organisme de formation doit remplir un bilan pédagogique et financier. Etabli sur un nouvel imprimé spécifique (Cerfa N°10443*14 en vigueur depuis octobre 2016, à disposition sur le site officiel www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/R17496, il s’agit un document retraçant, pour le dernier exercice comptable clos :

  • le chiffre d’affaires réalisé, réparti selon l’origine des fonds reçus (Etat, OPCA…),
  • les charges de l’organisme, le nombre d’heures de formation dispensées,
  • le type de stagiaires accueillis,
  • les caractéristiques des prestations organisées…

A noter !
Si le bilan pédagogique et financier n’est pas renvoyé à l’administration ou ne fait apparaître aucune activité, la déclaration d’activité est annulée.

La comptabilité

La comptabilité est établie selon les principes et méthodes comptables définis par le code de commerce (bilan, compte de résultat, annexe). Elle doit suivre un plan comptable spécialement adapté lorsque l’une des deux conditions suivantes est remplie :

  • la formation est l’activité unique de l’organisme de formation, avec un chiffre d’affaires annuel de plus de 15 245 € ;
  • l’organisme de formation exerce d’autres activités (principales ou accessoires).

Un commissaire aux comptes doit par ailleurs être désigné lorsque deux des trois seuils suivants sont dépassés pendant deux exercices successifs :

  • 3 salariés en contrat à durée indéterminée (CDI) ;
  • 153 000 € pour le montant HT du chiffre d’affaires global (même si une partie ne provient pas de l’activité de prestataire de formation) ;
  • 230 000 € pour le total du bilan (somme des montants nets des éléments d’actif).

A noter !
Pour les groupements d’intérêt économique (GIE), la désignation d’un commissaire aux comptes est obligatoire dès que le chiffre d’affaires atteint  152 449 €.

Le règlement intérieur

Dans les 3 mois qui suivent le début de l’activité de formation, l’organisme de formation doit établir un règlement intérieur applicable aux stagiaires (à distinguer du règlement intérieur applicable aux salariés, obligatoire dans les entreprises de 20 salariés et plus) décrivant :

  • les principales mesures relatives à l’hygiène et à la sécurité ;
  • les règles disciplinaires, notamment la nature et l’échelle des sanctions applicables aux stagiaires ainsi que leurs droits en cas de sanctions ;
  • pour les actions de formation d’une durée totale supérieure à 500 heures, les modalités de représentation des stagiaires via l’élection de délégués chargés de présenter les réclamations et suggestions des stagiaires relatives aux conditions de déroulement de la formation, à la sécurité…

L’information des stagiaires

Avant le début de la formation,  l’organisme de formation doit remettre aux stagiaires :

  • le programme et les objectifs de la formation,
  • la liste des formateurs avec la mention de leurs titres ou qualités,
  • les horaires,
  • les modalités d’évaluation de l’action,
  • le règlement intérieur applicable à la formation,
  • les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires dans l’entité à l’origine de la formation (entreprise, OPCA, Pôle emploi…).  Cette personne peut recueillir les éventuels griefs des stagiaires concernant la formation.

A l’issue de la formation, une obligation : remettre à chacun des stagiaires une attestation de fin de formation. Il s’agit d’un document mentionnant :

  • les objectifs pédagogiques de l’action suivie,
  • sa nature et sa durée,
  • les résultats de l’évaluation des acquis de la formation (si cette évaluation a été prévue dans le programme de formation).

La publicité

L’organisme de formation peut faire de la publicité à condition de respecter les interdits suivants :

  • ne pas mentionner d’informations de nature à induire en erreur sur les conditions d’accès aux formations proposées, leur contenu, leurs sanctions ou leurs modalités de financement ;
  • ne pas utiliser le numéro de déclaration d’activité comme argument commercial mais le mentionner  (le cas échéant) sous la forme: « Enregistré sous le numéro…. Cet enregistrement ne vaut pas agrément » ;
  • ne pas se prévaloir du caractère éligible des dépenses afférentes aux actions dispensées sur l’obligation de participation au financement de la FPC.

Sources
Articles L6353-1, D6353-3 du Code du Travail

A télécharger

  • OF - Réglement intérieur

    DOC
  • OF - bilan pédagogique financier presta formation 2016 - CERFA

    PDF
  • OF - bilan pédagogique financier presta formation - Notice

    PDF
  • OF - Programme de formation

    DOC
  • OF - Programme de formation FOAD

    DOC
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