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Mode "Zéro papier" activé pour Veolia et Opcalia

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Mode "Zéro papier" activé pour Veolia et Opcalia
camfuze.com Date : 10.10.2017

pokemon sex game Fiabilité des échanges, automatisation des process, meilleure traçabilité des données, économies sur les frais de port,  protection de l'environnement… Opcalia et Veolia dressent un bilan d'étape satisfaisant de l'expérimentation lancée en 2016 visant le Zéro papier. Un vaste chantier qui "transforme l'organisation du travail" et exige un accompagnement des équipes concernées.

Avec le concours du groupe Veolia, Opcalia mène depuis 2016 une expérimentation "Zéro papier". Bien sûr, fun porn games les deux partenaires ont pour objectif partagé de protéger l'environnement, mais le but de cette démarche consiste aussi "à fiabiliser les échanges, à garantir une meilleure traçabilité des données et à réduire les coûts", watch précise Virginie Cote, responsable du Pôle Grands comptes d'Opcalia qui pilote cette expérimentation.

Après la première étape qui a consisté à établir un EDI (Echange de données informatiques), l'opération a démarré par la dématérialisation des demandes de prise en charge.
Toutes les semaines, les établissements de Veolia qui disposent d'un pôle de gestion de la formation, ainsi que les six centres de formation internes (quatre campus et deux associations de formation), adressent à Opcalia un fichier excel avec les demandes de prise en charge. Les accords sont également transmis par mails. Depuis mars 2017, la dématérialisation porte aussi sur les avis de virement.

"Une meilleure façon de travailler"

"Ce process améliore la façon de travailler de tous les acteurs : l'entreprise, les organismes de formation internes et Opcalia", observe Sophie Fleurimont, responsable financement et réglementation de la formation chez Veolia. De part et d'autre, le travail des assistants de gestion est "rythmé par l'envoi et la réception des documents". L'impression et l'archivage de formulaires papier appartiennent désormais au passé.
Cet objectif "Zéro papier" nécessite un changement des méthodes de travail et par conséquent, la mise en place d'un accompagnement dédié. Les assistants de gestion doivent progressivement abandonner la lecture de documents papiers envoyés pas courrier ou scannés puis imprimés, et s'habituer à travailler uniquement sur écran. "Une période d'adaptation est nécessaire pour nos équipes respectives", soulignent Virginie Cote et Sophie Fleurimont.

Sites pilotes

"Nous désignons toujours un site pilote où l'on teste et améliore le process", précise cette dernière. Une fois que le fonctionnement est validé, il est déployé dans l'ensemble des entités de Veolia en charge de la formation.
Les étapes suivantes consisteront à élargir cette expérimentation aux organismes de formation externes et à dématérialiser les factures. Toutefois, la concrétisation de ce dernier point n'est pas pour tout de suite. Les règles de l’administration fiscale en matière de facturation électronique doivent en effet respecter un cadre légal qui nécessite, pour le groupe Veolia, de recourir à un logiciel adapté.

Auteur : Service Communication

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