Image Externaliser la gestion de la formation pour upgrader la fonction RH - formation

En pratique

Publié le : 09.05.2019 Modifié le : 23.10.2019

La gestion de la formation rassemble des fonctions complexes organisationnelles, logistiques, financières et législatives. Tout en assurant le développement des compétences, le parcours professionnel des salariés ou encore le recrutement de nouveaux talents qualifiés aux métiers de l’entreprise, le responsable formation doit également assurer la gestion administrative. Dans le contexte actuel de réforme la gestion de la formation est de plus en plus complexe et chronophage.

L’évolution de la fonction de responsable formation

Comme le souligne Sylvain Humeau dans l’émission « Good morning la formation »:

« On voit de plus en plus d’externalisation de la partie administrative dans les entreprises, pour deux raisons : les fonctions supports sous pression dans les entreprises pour des raisons de performance, les équipes se réduisent, il faut trouver des solutions. Et puis le principe qui est de se recentrer sur des tâches à valeur ajoutée, et donc plus d’ingénierie pédagogique, plus d’ingénierie de certifications aussi. »

La mise en avant des compétences aujourd’hui, et la relation entre leur évolution rapide et la performance des entreprises ne sont plus à prouver. La fonction formation au sein de l’entreprise s’en trouve donc renforcée. Ce poste clé gagne en importance avec les modifications législatives apportées récemment par la réforme de la formation professionnelle. Souvent injustement perçue comme une fonction administrative et financière, le responsable formation est aujourd’hui un coordinateur des compétences actuelles et à venir en lien avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.

L’externalisation formation peut être une solution pour optimiser les missions stratégiques du responsable formation tout assurant la gestion des actions.

Pourquoi externaliser la formation ?

Selon le baromètre Management de la formation, 1/5ème des entreprises ont déjà mis en place un projet d’externalisation en 2017, notamment pour la gestion de la paie ou celle du recrutement. A ce jour, la gestion de la formation externalisée arrive en 3e position pour celles qui décident d externaliser.

Externaliser la paie, oui mais pas que…

Externaliser la mise en œuvre du plan de développement des compétences (PDC) permet aux équipes RH/formation de se concentrer sur les activités les plus stratégiques à plus forte valeur ajoutée pour leur entreprise : gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), définition du contenu des formations, accompagnement des collaborateurs.

L’externalisation formation permet aussi d’accompagner les transformations des entreprises en faisant plus pour les collaborateurs avec autant, ou moins de fonds attribués au déploiement du PDC.
Alain Le Roy, coordinateur de l’offre de services d’Opcalia.

Il s’agit de répondre à deux impératifs des Services RH : augmenter leur efficacité en s’équipant d’outils et process compatibles avec la réforme et rationaliser les budgets formation devenus une charge externe libre.

Comment externaliser la formation et recentrer votre fonction RH avec Opcalia ?

Depuis plus de 10 ans, Opcalia propose à ses adhérents « Geflog », un logiciel de gestion de la formation qu’il a lui-même développé. « Geflog s’est adapté aux réformes successives de la formation professionnelle, devenant ainsi le cœur du réacteur de la gestion du plan de formation de l’entreprise qui l’utilise », ajoute Alain Le Roy.

gérer son plan de formation

Opcalia va plus loin et élargit son offre en proposant un outil d’externalisation globale, au service de chaque entreprise en fonction de ses besoins propres, d’où son surnom : « Gef, le majordome de la formation! » L’entreprise se charge de recenser ses besoins de formation. Ensuite, Gef prend le relai.

Actuellement testée auprès d’entreprises, « la solution Gef permet de réaliser des gains de temps très significatifs dans la gestion de la formation, jusqu’à 40% d’économie de temps », ajoute Alain Leroy. La maîtrise des coûts, la création de valeur, la réactivité et la volonté de retour sur investissement sont les principaux facteurs du recours à l externalisation.

Fort de ses compétences métiers et juridiques, de son expertise de la législation en pleine évolution et au cœur des acteurs de la formation (financiers, prestataires, État,..), Opcalia propose de vous accompagner avec une approche globale de vos enjeux et une prestation sur-mesure.

Dans un contexte de fortes évolutions légales, Opcalia vous permet de gagner en performance économique et opérationnelle, grâce à l’externalisation de la formation.

  • Identifier avec l’entreprise ses besoins d’externalisation
  • Proposer un accompagnement sur-mesure
  • Mettre en place une solution d’accompagnement
  • Sélectionner la ou les formations, et le/les prestataire(s)
  • Planifier les sessions
  • Gérer les réservations
  • Gérer les convocations
  • Gérer les présences
  • Gérer les réinscriptions
  • Gérer les évaluations
  • Délégation de paiement
  • Dématérialisation
  • Situation de compte
  • Reporting, statistiques et tableaux de bords personnalisés

Un exemple ? L’achat de formation. Opcalia optimise votre budget formation en vous permettant d’accéder à une offre de qualité à tarifs négociés, par :

  1. une sélection de formations de qualité, avec des organismes de formation certifiés
  2. la gestion de votre catalogue
  3. l’ingénierie, la gestion et l’évaluation de vos projets formation.

Opcalia peut vous accompagner de A à Z dans la création de votre catalogue : analyse des besoins, définition des indicateurs de performance de la formation selon les 4 niveaux Kirkpatrick, appel d’offres et sélection des organismes de formation, mise en ligne du guide, gestion des inscriptions et évaluation des actions. Notre outil web Espace formation vous donne accès à l’ensemble de l’offre de formation sélectionnée par Opcalia.

Faire le choix de l externalisation est stratégique.
Votre conseiller Opcalia reste le meilleur interlocuteur pour échanger sur la gestion du projet et pour prendre la meilleure décision entre confier tout ou partie de la gestion formation à nos experts RH.

Externaliser la formation, un levier d’optimisation de vos ressources humaines et financières en termes de formation !

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Rousse Detouree

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