Publié le : 03.01.2018
Modifié le : 05.10.2018

La formation est dite « externe » lorsque l’entreprise fait appel à un prestataire de formation extérieur pour assurer la conception, la réalisation et l’organisation de l’action. La vérification du numéro de déclaration d’activité, la rédaction d’un cahier des charges et la signature d’une convention de formation sont des préalables nécessaires à la mise en œuvre de la formation externe.

La formation interne est conçue et réalisée par l’entreprise, avec ses propres ressources (formateur, locaux, contenu pédagogiques), pour ses salariés. Un bon moyen pour diffuser les savoir-faire métiers et transmettre la culture d’entreprise !

Suite à la réforme de la formation professionnelle et de l’apprentissage, les éléments suivants sont susceptibles d’évoluer.

Pour plus d’informations, consultez nos actualités juridiques

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Consultez le dossier législatif sur le site de l’Assemblée Nationale (Travail : Liberté du choix de son avenir professionnel).

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Sommaire

Les enjeux

Pour la formation externe:

  • recourir à des compétences non détenues en interne ;
  • disposer de professionnels disposant d’une expertise sur le domaine concerné ;
  • bénéficier des moyens matériels adéquats ;
  • permettre des échanges entre stagiaires venant d’entreprises différentes.

Pour la formation interne :

  • transmettre les savoir-faire spécifiques de l’entreprise ;
  • répondre parfaitement à ses besoins ;
  • pallier l’absence d’offre de formation externe ;
  • diffuser la culture d’entreprise ;
  • favoriser les échanges entre salariés ;
  • valoriser l’expertise interne ;
  • réduire les coûts de la formation.

Qui met en œuvre la formation ?

Dans le cadre de la formation externe, un prestataire de formation prend en charge :

  • la conception pédagogique de l’action;
  • son organisation matérielle ;
  • l’animation ;
  • le suivi et l’évaluation de l’action.

Une  action de formation externe peut être organisée :

  • en inter-entreprises : action réalisée pour les salariés provenant de plusieurs entreprises ;
  • en intra entreprise : action réalisée pour les salariés d’une seule et même entreprise.

A l’inverse, si la formation est organisée en interne, c’est l’entreprise qui prend en charge ces différents éléments.

Pour être éligible et finançable sur les fonds de la formation professionnelle continue, que l’action de formation soit interne ou externe, elle doit comporter les éléments suivants : un programme, des objectifs préalablement déterminés, des moyens pédagogiques et d’encadrement, un dispositif de suivi de l’exécution du programme et d’appréciation des résultats.

Quelles sont les conditions à respecter lors de la mise en place d’une formation externe ?

1.     Choix d’un organisme de formation déclaré et de qualité

Outre les conditions tenant à sa nature, (Voir la page Action de formation éligible) une action réalisée par un organisme de formation externe n’est éligible, c’est-à-dire finançable sur les fonds de la formation professionnelle, qu’à condition que celui-ci soit enregistré en préfecture et dispose d’un numéro de déclaration d’activité (NDA).
Lorsqu’un à l’intérieur d’un groupe, l’une des sociétés forme les salariés des autres entreprises, elle doit disposer d’un numéro de déclaration d’activité et conclure des conventions de formation.

En outre, en application de la loi du 5 mars 2014, l’OPCA s’assure, au titre du financement d’une action de formation, de la capacité du prestataire de formation à dispenser une formation de qualité sur la base de critères de qualité (voir « S’engager dans une démarche qualité »).

2.     La sélection d’une prestation de formation

Afin de s’assurer que la formation répond aux attentes de l’entreprise, il est recommandé de rédiger un cahier des charges et de l’adresser à plusieurs prestataires.
Le cahier des charges permet à l’entreprise de formaliser ses attentes en terme d’objectifs, de publics, de contenu, de date, de méthodes pédagogiques…

Le cahier des charges peut, notamment, contenir les informations suivantes :

  • description du contexte dans lequel s’inscrit le besoin en formation ;
  • présentation des objectifs pédagogiques visés par l’action (les compétences à acquérir) ;
  • publics visés ;
  • principaux axes du contenu souhaité ;
  • modalités d’organisation voulues (formation inter-entreprises ou intra, durée, période de déroulement, outils pédagogiques souhaités,…) ;
  • modalités d’évaluation et de validation envisagées ;
  • budget prévisionnel alloué pour l’action ;
  • critères de sélection de l’organisme de formation.

Sur la base des réponses reçues et en application des critères de sélection fixés, l’entreprise retient l’organisme de formation ayant assuré la meilleure réponse. Elle informe ensuite de sa décision l’ensemble des organismes sollicités.

3.     La signature d’une convention de formation

La convention de formation est conclue entre l’entreprise et le prestataire de formation. Elle  porte sur les modalités d’organisation et de réalisation de la formation. Ce document doit obligatoirement comporter certaines mentions, et notamment :

  • le numéro de déclaration d’activité de l’organisme de formation ;
  • la nature de l’action de formation (prévention, adaptation et développement des compétences, promotion, acquisition, entretien ou perfectionnement de connaissances) ; (Voir la page Action de formation éligible)
  • l’objet (thèmes et objectifs pédagogiques) ;
  • le lieu de réalisation ;
  • la durée et la date ;
  • les effectifs concernés ;
  • les moyens pédagogiques mis en œuvre ;
  • le coût de l’action ;
  • les contributions éventuelles de personnes publiques (ex : FSE)
  • les modalités de règlement.

VOIR  le document

Certaines actions, telles les actions de validation des acquis de l’expérience (VAE) et les bilans de compétences font l’objet d’une convention tripartite entre l’organisme de formation, l’entreprise et le salarié bénéficiaire. (Voir la page VAE et Bilan de compétences)

La convention de formation peut être remplacée par un bon de commande ou une facture pour les actions « standard » identifiées sur catalogue, s’il y a urgence ou répétitivité ou encore pour actions courtes ou ponctuelles, à condition que soient précisés : l’intitulé de l’action, la nature, sa durée, les effectifs concernés, les modalités de déroulement et de sanction de la formation, le prix, les contributions éventuelles de personnes publiques. Néanmoins, la convention de formation reste la modalité habituelle et doit être privilégiée.

Et en cas de formation interne ?

1.     Les moyens mis en œuvre

Il s’agit des moyens matériels et pédagogiques propres à l’entreprise : locaux, équipements, supports pédagogiques…

La formation doit être dispensée dans des locaux distincts des lieux de production (postes de travail habituels : ateliers ou bureaux). Toutefois, lorsqu’elle comporte un enseignement pratique, la formation peut être dispensée sur les lieux de production. Il doit s’agir de séquences sur le lieu de production destinées à transférer des connaissances techniques, répondant à trois conditions :

  • la durée et le positionnement de ces séquences sont précisés dans le programme de formation ;
  • les représentants du personnel ont délibéré sur les conditions d’organisation de ces séquences ;
  • elles se déroulent sous la responsabilité du formateur.

La salle utilisée pour la formation peut être située dans ou en dehors des locaux de l’entreprise. Il n’est pas indispensable qu’elle soit exclusivement affectée à de la formation.

2.     Le formateur

Le formateur est choisi parmi les salariés de l’entreprise. Il doit disposer des compétences professionnelles et pédagogiques nécessaires pour atteindre l’objectif de formation visé.

La formation peut être une activité occasionnelle ou permanente du salarié formateur.

Le programme de formation doit préciser qui sont les formateurs et indiquer de quelles expériences, qualifications et formations ils disposent en rapport avec le domaine de formation concerné.

Afin de permettre au salarié d’acquérir les techniques et méthodes nécessaires pour concevoir le programme, préparer, animer et évaluer les actions de formation, une formation de formateur peut être organisée avec le financement d’Opcalia.

Dans le cadre de la formation interne, l’entreprise peut faire appel à un formateur extérieur pour réaliser des prestations ponctuelles de formation, sous réserve de conserver la maîtrise d’œuvre de la formation.

L’entreprise peut ainsi recourir à :

  • un contrat de prestation de service ;
  • un contrat à durée déterminée, pour la durée de l’intervention.

3.     Cas particulier : la formation interne dans le cadre du contrat et de la période de professionnalisation

L’entreprise doit remplir une condition supplémentaire si elle souhaite réaliser en interne la formation dans le cadre d’un contrat ou d’une période de professionnalisation. (Voir les pages Contrat de professionnalisation et Période de professionnalisation).

En effet au regard de leur objectif qualifiant, l’entreprise doit justifier disposer d’un service formation interne pérenne, identifié dans l’organigramme de l’entreprise et disposer de moyens dédiés : locaux, moyens pédagogiques et d’un ou plusieurs formateurs qui consacrent tout ou partie de leur temps à la formation.

*Circulaire DGEFP du 19 juillet 2012 relative à la mise en oeuvre du contrat de professionnalisation

Le suivi et l’évaluation de la formation

L’organisme de formation, ou l’entreprise en cas de formation interne, doit :

  • établir des feuilles d’émargements et les faire signer par demi-journée par les stagiaires ;
  • effectuer une évaluation à l’issue de la formation, pour en mesurer la pertinence et l’efficacité.

Il existe deux types d’évaluation :

  • l’évaluation « à chaud » pour connaître le degré de satisfaction des stagiaires sur l’atteinte des objectifs, l’adéquation aux attentes, l’animation du formateur,  les méthodes pédagogiques et l’organisation matérielle (lieu, horaire, repas, pauses, supports remis…) ;
  • l’évaluation « à froid », réalisée plusieurs semaines après le retour dans l’entreprise qui permet de mesurer l’impact de la formation sur l’environnement de travail (compétences acquises, mise en pratique sur le poste de travail, utilisation des connaissances acquises, amélioration de l’organisation de travail, diminution d’erreurs ou de défauts, optimisation des outils de production …).

Il est vivement recommandé de combiner les deux évaluations.

A l’issue de chaque action de formation, l’organisme de formation (ou l’entreprise si formation interne) doit remettre, à chacun des stagiaires, une attestation de fin de formation mentionnant :

  • les objectifs de l’action, décrits de manière opérationnelle ;
  • la nature et la durée de l’action ;
  • les résultats de l’évaluation des acquis de la formation.

L’entreprise peut également évaluer la formation externe.

Tableau comparatif des modes d’organisation d’une action de formation

Comme indiqué plus haut, la formation peut être réalisée par :

  • un ou plusieurs organismes de formation extérieurs à l’entreprise : en interentreprises ou en intra-entreprise (formation externe) ;
  • par l’entreprise elle-même (formation interne).

Chaque modalité présente des avantages et des inconvénients.

Pour définir quel est le mode d’organisation le plus pertinent pour une action de formation, une entreprise doit prendre en compte plusieurs critères décrits ci-dessous.

CritèresFormation interneFormation externe interentreprisesFormation externe intra-entreprise
Adaptation aux besoins de l’entreprisePrise en compte du contexte de l’entreprise, des besoins des salariés sur leur situation de travailGénéralement peu adaptée, mais ouverture aux expériences des autres entreprises, et apport d’expertiseBonne adaptation si étude préalable du formateur pour tenir compte des besoins de l’entreprise
Animation du groupeRisque d’autocensure, et manque de reconnaissance du formateurExpression individuelle généralement facilitéeApport d’un regard extérieur pour dynamiser et réguler le groupe
CoûtFaible généralement.
Temps de préparation du formateur à prévoir
Coût horaire élevé
Déplacement et hébergement à prévoir
Coût horaire variable selon nombre de stagiaires
EffectifAu moins 5 stagiaires par groupeFormation individuelle généralementAu moins 5 stagiaires par groupe
Répétition de la formationPossibilité de prévoir plusieurs groupesAction uniquePossibilité de prévoir plusieurs groupes

Références juridiques

Articles L.6316-1 à L. 6353-3 ; L. 6351-1 ; L. 6351-2 R. 6351-1 à R. 6351-3 et R. 6353-1 ; R. 6353-2 du code du travail

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