Se déclarer

L’organisme de formation doit être reconnu par la DIRECCTE

Doit se déclarer auprès de la DIRECCTE toute personne morale (société, association…) ou physique (travailleur indépendant, auto-entrepreneur…) qui réalise (même accessoirement ou occasionnellement) des prestations de formation professionnelle continue au sens du code du travail, c’est-à-dire :

  • des actions de formation ;
  • des bilans de compétences ;
  • des actions de VAE.

L’entreprise pratiquant la formation interne (conception et animation de formation destinées exclusivement à ses propres salariés n’a pas à se déclarer. En revanche, si elle dispense des actions de formation à des personnes extérieures (fournisseurs, clients, salariés de filiales…), la déclaration d’activité est obligatoire.

Comment effectuer sa déclaration d’activité

  1. Conclure une première convention de formation avec une entreprise (ou un contrat de formation professionnelle, avec un particulier) portant sur une prestation de formation entrant dans le champ de la FPC (voir la page Définition d’une action de formation éligible);
  2. Dans les 3 mois qui suivent : constituer et déposer le dossier de demande de numéro de déclaration d’activité. Le formulaire CERFA n°10782*04 « Bulletin de déclaration d’activité d’un prestataire de formation » et sa notice (listant l’ensemble des pièces à joindre) sont téléchargeables sur www.declarationof.travail.gouv.fr;
  3. Le dossier doit être transmis à la DIRECCTE – service régional de contrôle de la formation professionnelle – de la préfecture de Région du lieu : soit d’implantation du principal établissement de l’organisme ; soit de sa direction effective ; soit de son siège social.

Gérer son organisme de formation : les bonnes pratiques

Etre organisme de formation, c’est proposer des prestations entrant dans le champ de la Formation Professionnelle Continue (FPC), finançables notamment par Opcalia, et respecter une réglementation spécifique, garantie de sérieux et de transparence de l’activité : se déclarer, conclure des conventions de formation, remplir le bilan pédagogique et financier, respecter l’obligation d’information des stagiaires…

Formaliser et contractualiser les prestations

Les actions de formation doivent être formalisées via l’élaboration d’un programme de formation précis, détaillé, séquencé en cohérence avec l’objectif visé et la durée fixée.

Ce programme précise le niveau de connaissances préalables requis pour suivre la formation, les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement mis en oeuvre ainsi que les moyens permettant de suivre son exécution et d’en apprécier les résultats : tous ces éléments sont indispensables afin de financer la formation sur les fonds de la formation professionnelle continue.

Les actions de formation peuvent être organisées sous la forme d’un parcours comprenant les séquences de formation mais également le positionnement pédagogique, l’évaluation et l’accompagnement du stagiaire et permettant ainsi d’adapter le programme et les modalités de déroulement de la formation.

Si la formation s’effectue en tout ou partie à distance, le programme précise alors la nature des travaux demandés au stagiaire et le temps estimé pour les réaliser, les modalités de suivi et d’évaluation spécifique aux séquences de formation ouverte et/ou à distance, les moyens d’organisation, d’accompagnement ou d’assistance, pédagogiques et techniques, mis à disposition du stagiaire.

Respecter les règles de fonctionnement propres à l’activité

Les organismes de formation doivent respecter un certain nombre de règles spécifiques à leur activité. En cas de non-respect de la réglementation, l’organisme de formation encourt l’annulation de sa déclaration d’activité (et par conséquent l’impossibilité d’exercer) ainsi que des sanctions pénales.

Le bilan pédagogique et financier

Tous les ans, l’organisme de formation doit remplir un bilan pédagogique et financier. Etabli sur un nouvel imprimé spécifique (Cerfa N°10443*14 en vigueur depuis octobre 2016, à disposition sur le site officiel www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/R17496, il s’agit un document retraçant, pour le dernier exercice comptable clos :

  • le chiffre d’affaires réalisé, réparti selon l’origine des fonds reçus (Etat, OPCA…),
  • les charges de l’organisme, le nombre d’heures de formation dispensées, le type de stagiaires accueillis, les caractéristiques des prestations organisées…
  • le nombre d’heures de formation dispensées, le type de stagiaires accueillis, les caractéristiques des prestations organisées…
  • le type de stagiaires accueillis, les caractéristiques des prestations organisées…
  • les caractéristiques des prestations organisées…

Si le bilan pédagogique et financier n’est pas renvoyé à l’administration ou ne fait apparaître aucune activité, la déclaration d’activité est annulée.

La comptabilité

La comptabilité est établie selon les principes et méthodes comptables définis par le code de commerce (bilan, compte de résultat, annexe). Elle doit suivre un plan comptable spécialement adapté lorsque l’une des deux conditions suivantes est remplie :

  • la formation est l’activité unique de l’organisme de formation, avec un chiffre d’affaires annuel de plus de 15 245 € ;
  • l’organisme de formation exerce d’autres activités (principales ou accessoires).

Un commissaire aux comptes doit par ailleurs être désigné lorsque deux des trois seuils suivants sont dépassés pendant deux exercices successifs :

  • 3 salariés en contrat à durée indéterminée (CDI) ;
  • 153 000 € pour le montant HT du chiffre d’affaires global (même si une partie ne provient pas de l’activité de prestataire de formation) ;
  • 230 000 € pour le total du bilan (somme des montants nets des éléments d’actif).

Pour les groupements d’intérêt économique (GIE), la désignation d’un commissaire aux comptes est obligatoire dès que le chiffre d’affaires atteint 152 449 €.

Le règlement intérieur

Dans les 3 mois qui suivent le début de l’activité de formation, l’organisme de formation doit établir un règlement intérieur applicable aux stagiaires (à distinguer du règlement intérieur applicable aux salariés, obligatoire dans les entreprises de 20 salariés et plus) décrivant :

  • les principales mesures relatives à l’hygiène et à la sécurité ;
  • les règles disciplinaires, notamment la nature et l’échelle des sanctions applicables aux stagiaires ainsi que leurs droits en cas de sanctions ;
  • pour les actions de formation d’une durée totale supérieure à 500 heures, les modalités de représentation des stagiaires via l’élection de délégués chargés de présenter les réclamations et suggestions des stagiaires relatives aux conditions de déroulement de la formation, à la sécurité…

L’information des stagiaires

Avant le début de la formation,  l’organisme de formation doit remettre aux stagiaires :

  • le programme et les objectifs de la formation,
  • la liste des formateurs avec la mention de leurs titres ou qualités,
  • les horaires,
  • les modalités d’évaluation de l’action,
  • le règlement intérieur applicable à la formation,
  • les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires dans l’entité à l’origine de la formation (entreprise, OPCA, Pôle emploi…).  Cette personne peut recueillir les éventuels griefs des stagiaires concernant la formation.

A l’issue de la formation, une obligation : remettre à chacun des stagiaires une attestation de fin de formation. Il s’agit d’un document mentionnant :

  • les objectifs pédagogiques de l’action suivie,
  • sa nature et sa durée,
  • les résultats de l’évaluation des acquis de la formation (si cette évaluation a été prévue dans le programme de formation).

La publicité

L’organisme de formation peut faire de la publicité à condition de respecter les interdits suivants :

  • ne pas mentionner d’informations de nature à induire en erreur sur les conditions d’accès aux formations proposées, leur contenu, leurs sanctions ou leurs modalités de financement ;
  • ne pas utiliser le numéro de déclaration d’activité comme argument commercial mais le mentionner  (le cas échéant) sous la forme: « Enregistré sous le numéro…. Cet enregistrement ne vaut pas agrément » ;
  • ne pas se prévaloir du caractère éligible des dépenses afférentes aux actions dispensées sur l’obligation de participation au financement de la FPC.

Respecter les critères du « Décret qualité »

6 critères pour garantir la qualité d’un organisme de formation

Au 1er janvier 2017, le Décret Qualité – daté du 30 juin 2015 – est entré en vigueur. Il précise comment les financeurs de la formation (OPCA, OPACIF, Pôle Emploi, Régions, Etat et Agefiph) doivent s’assurer de la capacité des organismes de formation à dispenser des actions de formation de qualité.

L’article R. 6316-1 du « Décret qualité » fixe ainsi 6 critères cumulatifs :

  • L’identification précise des objectifs de la formation et son adaptation au public formé ;
  • L’adaptation des dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics de stagiaires ;
  • L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement à l’offre de formation ;
  • La qualification professionnelle et la formation continue des personnels chargés des formations ;Les conditions d’information du public sur l’offre de formation, ses délais d’accès et les résultats obtenus ;
  • Les conditions d’information du public sur l’offre de formation, ses délais d’accès et les résultats obtenus ;
  • La prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires.

L’application du décret QUalité par Opcalia

Catalogue de référence et appui sur la plateforme Datadock, retrouvez les modalités d’application du « Décret qualité » par Opcalia.

Découvrir

datadock obligation organismes de formation

Et vous enregistrer sur DataDock

Valider le respect des critères du décret qualité

En application du « Décret qualité », les Opca et Opacif (financeurs de la formation professionnelle et du CPF) ont créé une base de données commune référençant les organismes de formation et auto-écoles répondant aux critères qualité : le DataDock.

Avoir entamé votre démarche sur DataDock est désormais une condition au financement de vos actions de formation. Si vous ne l’avez pas déjà fait, rendez-vous sur la plateforme DataDock

Rendez-vous sur DataDock

Rendre son offre éligible au CPF

Votre offre de formation débouche sur une certification éligible au CPF si elle figure parmi les listes établies par les organismes éditeurs : les partenaires sociaux nationaux (COPANEF, CPNE, CPNAA) et régionaux (COPAREF)

La définition des formations éligibles

Les listes de formations éligibles résultent de choix effectués parmi les certifications ou habilitations préalablement enregistrées et validées par la Commission nationale de la certification professionnelle (CNCP) : Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) et Inventaire.

Régulièrement actualisées, ces listes sont téléchargeables sur moncompteformation.gouv.fr

Un site pour présenter le CPF

Faire apparaître votre offre de formation sur les listes

Si vous avez déjà enregistré votre offre de formation au RNCP ou à l’Inventaire, vous êtes organisme certificateur et votre offre apparaît sur la base servant de support à l’information des titulaires du compte personnel de formation.

Dans le cas contraire, vous pouvez vous rapprocher du correspondant CNCP de votre région ou vous rendre sur l’espace « organisme de formation » du site de la CNCP afin de déposer un dossier d’enregistrement des certifications ou habilitations que vous délivrez au RNCP ou à l’Inventaire.

Rendre vos formations certifiantes

Enregistrer une certification au RNCP :

Pour enregistrer une certification au RNCP, renseigner le Dossier « cas général » à partir du site de la CNCP.

Recenser une certification à l’Inventaire

Sollicitez l’appui de la CPNAA (Commission paritaire nationale d’application de l’accord) d’Opcalia pour des certifications transverses relevant de l’interprofession. Dans le cas contraire, en fonction du périmètre de votre certification, sollicitez la CPNE concernée parmi nos Branches adhérentes en vérifiant dans la liste suivante, qu’elle est bien autorité légitime.

Pour connaître la décision de la CNCP, rendez-vous sur les résultats de la Commission CNCP disponibles ici.

Vous souhaitez en savoir + ?

Certifications professionnelles
CQP-CQPI

organismes de formation : travailler avec opcalia

Textes de référence

Articles L6353-1, D6353-3 du Code du Travail
Loi n°2016-1088 du 8 août 2016
Décret n°2017-382 du 22 mars 2017
Décret N° 2105-790 du 30 juin 2015

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