Se déclarer

L’organisme de formation doit être reconnu par la DIRECCTE

Doit se déclarer auprès de la DIRECCTE toute personne morale (société, association…) ou physique (travailleur indépendant, auto-entrepreneur…) qui réalise (même accessoirement ou occasionnellement) des prestations de formation professionnelle au sens du code du travail, c’est-à-dire :

  • des actions de formation ;
  • des bilans de compétences ;
  • des actions de VAE ;
  • et depuis le 1er janvier 2019, les actions de formation par apprentissage.

Les centres de formation d’apprentis (CFA) doivent dispenser les actions de formation par apprentissage dans le respect des règles applicables aux organismes de formation et des règles qui leur sont spécifiques prévues dans le code du travail. L’organisme de formation qui dispense ces actions doit mentionner expressément dans l’objet de ses statuts l’activité de formation en apprentissage.

L’entreprise pratiquant la formation interne (conception et animation de formation destinées exclusivement à ses propres salariés n’a pas à se déclarer. En revanche, si elle dispense des actions de formation à des personnes extérieures (fournisseurs, clients, salariés de filiales…), la déclaration d’activité est obligatoire.

Comment effectuer sa déclaration d’activité

  1. Conclure une première convention de formation avec une entreprise (ou un contrat de formation professionnelle, avec un particulier) portant sur une prestation de formation entrant dans le champ de la formation professionnelle (voir la page Définition d’une action de formation éligible);
  2. Dans les 3 mois qui suivent : constituer et déposer le dossier de demande de numéro de déclaration d’activité. Le formulaire CERFA n°10782*04 « Bulletin de déclaration d’activité d’un prestataire de formation » et sa notice (listant l’ensemble des pièces à joindre) sont téléchargeables sur www.declarationof.travail.gouv.fr;
  3. Le dossier doit être transmis à la DIRECCTE – service régional de contrôle de la formation professionnelle – de la préfecture de Région du lieu : soit d’implantation du principal établissement de l’organisme ; soit de sa direction effective ; soit de son siège social.

Gérer son organisme de formation : les bonnes pratiques

Etre organisme de formation, c’est proposer des prestations entrant dans le champ de la formation professionnelle, finançables notamment par Opcalia, et respecter une réglementation spécifique, garantie de sérieux et de transparence de l’activité : se déclarer, conclure des conventions de formation, remplir le bilan pédagogique et financier, respecter l’obligation d’information des stagiaires…

Formaliser et contractualiser les prestations

Les actions de formation doivent être formalisées via l’élaboration d’une convention de formation.

Depuis le 1er janvier 2019, le programme de formation n’est plus un document obligatoire en soi. C’est la convention de formation qui regroupe tous les éléments de la réalisation de l’action de formation, elle doit donc être rédigée avec vigilance.

Cette convention précise l’intitulé, l’objectif et le contenu de l’action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, ainsi que les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l’action, le prix de l’action et les modalités de règlement : tous ces éléments sont indispensables afin de financer la prestation sur les fonds de la formation professionnelle.

L’action de formation se définit comme un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel. Il peut se composer de différentes modalités de formation permettant d’acquérir des compétences.

Depuis le 1er janvier 2019, l’action de formation peut être réalisée en situation de travail. Les quatre phases suivantes doivent être définies préalablement à sa mise en œuvre :

  1. L’analyse de l’activité de travail pour, le cas échéant, l’adapter à des fins pédagogiques ;
  2. La désignation préalable d’un formateur pouvant exercer une fonction tutorale ;
  3. La mise en place de phases réflexives, distinctes des mises en situation de travail et destinées à utiliser à des fins pédagogiques les enseignements tirés de la situation de travail, qui permettent d’observer et d’analyser les écarts entre les attendus, les réalisations et les acquis de chaque mise en situation afin de consolider et d’expliciter les apprentissages ;
  4. Des évaluations spécifiques des acquis de la formation qui jalonnent ou concluent l’action.

L’action de formation peut aussi être réalisée en tout ou partie à distance. Dans ce cas, les éléments suivants doivent être définis préalablement à sa mise en œuvre :

  1. Une assistance technique et pédagogique appropriée pour accompagner le bénéficiaire dans le déroulement de son parcours
  2. Une information du bénéficiaire sur les activités pédagogiques à effectuer à distance et leur durée moyenne
  3. Des évaluations qui jalonnent ou concluent l’action de formation

Respecter les règles de fonctionnement propres à l’activité

Les organismes de formation doivent respecter un certain nombre de règles spécifiques à leur activité. En cas de non-respect de la réglementation, l’organisme de formation encourt l’annulation de sa déclaration d’activité (et par conséquent l’impossibilité d’exercer) ainsi que des sanctions pénales.

Les centres de formation d’apprentis (CFA) doivent dispenser les actions de formation par apprentissage dans le respect des règles applicables aux organismes de formation et des règles qui leur sont spécifiques prévues dans le code du travail.

Concernant la réglementation applicable aux organismes de formation, la loi « avenir professionnel » prévoit que les CFA existants au 06 septembre 2018 ont jusqu’au 31 décembre 2021 pour se mettre en conformité avec la loi. Jusqu’à cette mise en conformité, ils sont autorisés à poursuivre leur activité et sont réputés satisfaire aux obligations résultant de la loi applicables aux CFA, notamment aux critères de qualité.

Le bilan pédagogique et financier

Tous les ans, l’organisme de formation doit remplir un bilan pédagogique et financier. Etabli sur un nouvel imprimé spécifique (Cerfa N°10443*14, à disposition sur le site officiel, il s’agit un document retraçant, pour le dernier exercice comptable clos :

  • le chiffre d’affaires réalisé, réparti selon l’origine des fonds reçus (Etat, OPCO…),
  • les charges de l’organisme, le nombre d’heures de formation dispensées, le type de stagiaires accueillis, les caractéristiques des prestations organisées…
  • le nombre d’heures de formation dispensées, le type de stagiaires accueillis, les caractéristiques des prestations organisées…
  • le type de stagiaires accueillis, les caractéristiques des prestations organisées…
  • les caractéristiques des prestations organisées…

Si le bilan pédagogique et financier n’est pas renvoyé à l’administration ou ne fait apparaître aucune activité, la déclaration d’activité est annulée.

La comptabilité

La comptabilité est établie selon les principes et méthodes comptables définis par le code de commerce (bilan, compte de résultat, annexe). Elle doit suivre un plan comptable spécialement adapté lorsque l’une des deux conditions suivantes est remplie :

  • la formation est l’activité unique de l’organisme de formation, avec un chiffre d’affaires annuel de plus de 15 245 € ;
  • l’organisme de formation exerce d’autres activités (principales ou accessoires).

Un commissaire aux comptes doit par ailleurs être désigné lorsque deux des trois seuils suivants sont dépassés pendant deux exercices successifs :

  • 3 salariés en contrat à durée indéterminée (CDI) ;
  • 153 000 € pour le montant HT du chiffre d’affaires global (même si une partie ne provient pas de l’activité de prestataire de formation) ;
  • 230 000 € pour le total du bilan (somme des montants nets des éléments d’actif).

Pour les groupements d’intérêt économique (GIE), la désignation d’un commissaire aux comptes est obligatoire dès que le chiffre d’affaires atteint 152 449 €.

Le règlement intérieur

Dans les 3 mois qui suivent le début de l’activité de formation, l’organisme de formation doit établir un règlement intérieur applicable aux stagiaires (à distinguer du règlement intérieur applicable aux salariés, obligatoire dans les entreprises de 20 salariés et plus) décrivant :

  • les principales mesures relatives à l’hygiène et à la sécurité ;
  • les règles disciplinaires, notamment la nature et l’échelle des sanctions applicables aux stagiaires ainsi que leurs droits en cas de sanctions ;
  • pour les actions de formation d’une durée totale supérieure à 500 heures, les modalités de représentation des stagiaires via l’élection de délégués chargés de présenter les réclamations et suggestions des stagiaires relatives aux conditions de déroulement de la formation, à la sécurité…

L’information des stagiaires

Avant leur inscription définitive, l’organisme de formation doit mettre à disposition des stagiaires :

  • les objectifs et le contenu de la formation,
  • la liste des formateurs,
  • les horaires,
  • les modalités d’évaluation de l’action,
  • le règlement intérieur applicable à la formation,
  • les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires dans l’entité à l’origine de la formation (entreprise, OPCO, Pôle emploi…).  Cette personne peut recueillir les éventuels griefs des stagiaires concernant la formation.

Depuis le 1er janvier 2019, pour les formations non certifiantes (voir la page Définition d’une action de formation éligible), l’organisme de formation peut remettre une attestation de fin de formation au stagiaire, à l’issue de la formation. Ce document, dont le titulaire peut se prévaloir, peut mentionner notamment les objectifs pédagogiques de l’action, sa durée, les résultats de l’évaluation des acquis, conformément à ce qui a été défini dans la convention ou le contrat de formation.

La publicité

L’organisme de formation peut faire de la publicité à condition de respecter les interdits suivants :

  • ne pas mentionner d’informations de nature à induire en erreur sur les conditions d’accès aux formations proposées, leurs contenus, leurs sanctions ou leurs modalités de financement ;
  • ne pas utiliser le numéro de déclaration d’activité comme argument commercial mais le mentionner  (le cas échéant) sous la forme: « Enregistré sous le numéro…. Cet enregistrement ne vaut pas agrément ».

Respecter les critères du « Décret qualité »

Les critères du « Décret qualité » s’appliquent jusqu’au 31 décembre 2020 à tout organisme de formation ou centre de formation d’apprentis (nouvellement constitués à partir de 2019) dans le cadre des actions financées par les OPCO, les Commissions paritaires interprofessionnelles régionales (voir page CPF transition professionnelle), les régions, l’Etat, Pôle emploi et l’Agefiph.

6 critères pour garantir la qualité d’un organisme de formation

A compter du 1er janvier 2021, les organismes de formation devront détenir une certification pour les actions financées par les structures listées ci-dessus et la Caisse des dépôts et consignations. Les décrets d’application fixant le régime juridique de cette certification sont en attente de publication au Journal Officiel.

Cette obligation de certification s’appliquera le 1er janvier 2022 aux CFA existants au 06 septembre 2018 et aux établissements d’enseignement secondaire publics et privés associés à l’Etat ayant déclaré un CFA.

Le Décret Qualité – daté du 30 juin 2015 et entré en vigueur le 1er janvier 2017 – précise comment les financeurs de la formation doivent s’assurer de la capacité des organismes de formation à dispenser des actions de formation de qualité.

L’article R. 6316-1 du « Décret qualité » fixe ainsi 6 critères cumulatifs :

  1. L’identification précise des objectifs de la formation et son adaptation au public formé ;
  2. L’adaptation des dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics de stagiaires ;
  3. L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement à l’offre de formation ;
  4. La qualification professionnelle et la formation continue des personnels chargés des formations ;Les conditions d’information du public sur l’offre de formation, ses délais d’accès et les résultats obtenus ;
  5. Les conditions d’information du public sur l’offre de formation, ses délais d’accès et les résultats obtenus ;
  6. La prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires.

L’application du décret QUalité par Opcalia

Catalogue de référence et appui sur la plateforme Datadock, retrouvez les modalités d’application du « Décret qualité » par Opcalia.

Découvrir

datadock obligation organismes de formation

Vous enregistrer sur DataDock

Valider le respect des critères du décret qualité

En application du « Décret qualité », les OPCO et Opacif (financeurs de la formation professionnelle et du CPF) ont créé une base de données commune référençant les organismes de formation et auto-écoles répondant aux critères qualité : le DataDock.

Avoir entamé votre démarche sur DataDock est désormais une condition au financement de vos actions de formation. Si vous ne l’avez pas déjà fait, rendez-vous sur la plateforme DataDock

Rendez-vous sur DataDock

Rendre son offre éligible au CPF

Votre offre de formation débouche sur une certification éligible au CPF si elle est enregistrée au Répertoire spécifique ou au Répertoire national de la certification professionnelle (RNCP) gérés par France Compétences.

Régulièrement actualisée, la liste des certifications éligibles est téléchargeable sur le site du Compte Personnel d’Activité.

Faire apparaître votre offre de formation sur la liste CPF

Si vous avez déjà enregistré votre offre de formation au RNCP ou au Répertoire spécifique , vous êtes organisme certificateur et votre offre apparaît sur la base servant de support à l’information des titulaires du compte personnel de formation.

Dans le cas contraire, vous pouvez demander à enregistrer votre certification à l’un ou l’autre de ces 2 Répertoires.

Les modalités d’enregistrement

Procédure dématérialisée directement via le site de France Compétences : rdv sur le lien de la Téléprocédure

Les étapes d’enregistrement :

  1. Etape 1 : se créer un code d’accès
  2. Etape 2 : formaliser le dossier (référentiel compétences et évaluation, documents demandés, …)
  3. Etape 3 : déposer sur la plateforme de téléprocédure
  4. Etape 4 : instruction du dossier par France Compétences
  5. Etape 5 : passage en Commission
  6. Etape 6 : en cas d’enregistrement, parution sur le site des répertoires de France Compétences

les aides

Pour connaître les critères d’évaluation par France Compétences des demandes d’enregistrement, les rubriques à renseigner et pièces à joindre, ainsi que les étapes du process, consulter les notices directement sur le site de France Compétences. Contact en cas de souci sur la téléprocédure : support.certifpro@francecompetences.fr

Quelques éléments d’informations sur les principaux changements de la réforme de 2018 :

Il n’y a pas d’éligibilité CPF Hors RNCP ou Répertoire spécifique (disparition des multiples listes CPF)

Au Répertoire spécifique (ex Inventaire) : plus d’Autorités légitimes ni de catégories A, B ou C

Des critères d’enregistrement au RNCP plus exigeants : statistiques (taux d’insertion) à fournir, certifications à découper en blocs de compétences, correspondances à mettre en exergue entre certifications, rattachement des certifications à des niveaux (eux aussi revus par l’arrêté du 8/01/2019), « conditions d’honorabilité » (casier judiciaire à fournir)

Ce qui ne change pas : justifier la pertinence de la certification et son adéquation aux besoins, préciser le process qualité.

Quelques éléments de repères :

Les 4 conditions pour parler de « certifications professionnelles :

  1. La formalisation d’un référentiel de compétences
  2. La formalisation de critères d’évaluation permettant de dire si chacune de ces compétences est maîtrisée
  3. L’identification d’outils/modalités d’évaluation
  4. La délivrance d’un certificat

Le RNCP – Répertoire national des certifications professionnelles :

  • certifications portant sur un périmètre métier
  • une accessibilité VAE obligatoire

Blocs de compétences

La notion de compétence est introduite dans la loi du 5 Mars 2014 par la création du CPF qui prévoit que les formations éligibles sont sanctionnées « par une certification enregistrée au RNCP ou une partie identifiée de certification professionnelle classée au sein du Répertoire et visant l’acquisition d’un bloc de compétences ».

Les principes de la compétence, par la CNCP – Commission nationale de la certification professionnelle):

  • ne fait aucunement référence à un module de formation
  • constitue un ensemble homogène et cohérent de compétences
  • doit donner lieu à une évaluation et une validation

Objectifs :

  • Favoriser des passerelles/articulations entre certifications (voire entre certificateurs)
  • Permettre l’acquisition progressive de blocs constitutifs d’une certification « complète » (un bloc ne peut donner lieu à la délivrance d’une « certification » puisqu’il n’en constitue qu’une partie)

organismes de formation : travailler avec opcalia

Textes de référence

Obligations applicables aux organismes de formation : L6351-1 et suivants, R6351-1 et suivants du code du travail
Obligations spécifiques applicables aux CFA : L6231-1, L6231-2 à L6231-7, R6231-1 et suivants du code du travail

Décret n°2017-382 du 22 mars 2017
Décret N° 2105-790 du 30 juin 2015

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